Do wejścia w życie KSeF pozostało:
KSeF to rewolucja
w rozliczeniach na gruncie VAT, której skutki mają wpływ na różne aspekty funkcjonowania firmy. Niedostrzeżenie tego wpływu to nie tylko ryzyko sporu z organami podatkowymi, ale również komplikacje w relacjach z kontrahentami, czy z płatnościami. Dostosowanie się do nowej rzeczywistości wymaga podjęcia określonych działań m.in. również w obszarach cyberbezpieczeństwa oraz ochrony danych osobowych.
Aktualizacja oprogramowania księgowego i przeszkolenie pracowników to tak naprawdę dopiero początek drogi. Poniżej prezentujemy tylko niektóre z aspektów wdrożenia KSeF w Twojej firmie.
Audyt dotyczący VAT
Wejście w KSeF powinna poprzedzać weryfikacja dotychczasowej praktyki dotyczącej rozliczeń w VAT. Z pewnością warto potwierdzić prawidłowość kwalifikacji na gruncie VAT poszczególnych czynności podejmowanych w ramach działalności gospodarczej. Niewątpliwie trzeba się również przyjrzeć kwestiom związanym z wystawianiem faktur (zwłaszcza w kontekście identyfikacji właściwego momentu wystawienia faktury).
Procedura uwzględniająca KSeF
Procesy związane (zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio) ze stosowaniem KSeF warto określić w odpowiednim dokumencie wewnętrznym. Pozwoli to na przekazanie – z uwzględnieniem specyfiki firmy – skomplikowanych podatkowych zagadnień pracownikom. Postanowienia procedury powinny również wskazywać na obowiązki (dotyczące KSeF) osób zatrudnionych na konkretnych stanowiskach. Zapisami procedury warto ponadto określić m.in. sposób postępowania w sytuacjach kryzysowych, takich jak np. awaria KSeF, czy brak dostępu do Internetu.
Zapewnienie ciągłości działania KSeF
KSeF opiera się na systemie upoważnień. Zapewnienie ciągłości rozliczeń z kontrahentami (a w konsekwencji również płynności finansowej firmy) wymaga odpowiedniego określenia reguł dostępu do KSeF.
Relacje z kontrahentami (umowy)
Powszechną praktyką jest określanie terminów płatności w nawiązaniu do faktu doręczenia faktury bądź pocztą tradycyjną, bądź e-mailem. KSeF – co do zasady – eliminuje z obiegu gospodarczego faktury w formie papierowej, czy pliku *.pdf. Rodzi to konieczność dostosowania do nowej rzeczywistości umów z kontrahentami.
Ochrona danych osobowych
Procedura nadawania i odbierania uprawnień w firmie powinna istnieć co najmniej od 2018 roku, kiedy w życie wchodziło RODO. Teraz wymaga rewizji, ponieważ dostępy do KSeF znajdujące się w rękach nieuprawnionej osoby to przepis na naruszenie danych wysokiego ryzyka. Aktualizacji wymagają zapisy umów powierzenia z dostawcami oprogramowania do wystawiania faktur, klauzule informacyjne, upoważnienia do przetwarzania danych, analiza ryzyka.
Ochrona przed oszustwami
W czasach, w których Internet jest często przestrzenią różnorakich oszustw, warto pomyśleć o mechanizmach, które pozwolą zminimalizować ryzyka związane z pokrzywdzeniem cyberprzestępczością.
Twoje bezpieczeństwo
w rękach praktyków
Piotr Koźmiński
radca prawny
Michał Bugaj
radca prawny
Każdy audyt objęty jest ścisłą tajemnicą zawodową radców prawnych. Twoje dane i procesy są u nas bezpieczne.
Umów audyt przygotowania Twojej firmy do KSeF
Nasi praktycy określą zakres niezbędnych działań i zaproponują dostosowany do specyfiki Twojej firmy zakres pomocy prawnej.